O que é BPO Financeiro?
BPO Financeiro, ou Business Process Outsourcing, é o termo usado para descrever quando uma empresa contrata outra para gerenciar um aspecto específico de seus negócios. No caso do BPO Financeiro, estamos falando da terceirização da gestão das finanças de uma empresa.
Imagine uma empresa que precisa lidar com uma grande quantidade de transações financeiras todos os dias.
Contratar uma equipe interna para lidar com todas essas tarefas, pode ser caro e complicado. Aqui é onde entra o BPO Financeiro.
Essa empresa terceirizada será responsável por cuidar de todas as questões financeiras, desde o registro de transações até o cumprimento das obrigações tributárias.
A grande vantagem do BPO Financeiro é que ele permite que as empresas se concentrem em seu core business, ou seja, no que elas fazem de melhor, sem se preocuparem com questões financeiras complexas.
Por exemplo, para um autônomo ou uma pequena empresa que não tem recursos para manter um departamento financeiro interno, o BPO Financeiro oferece uma solução eficiente e acessível.
Além disso, ao integrar as finanças com a contabilidade, o BPO Financeiro proporciona uma visão mais estratégica dos números da empresa. Isso significa que as decisões empresariais podem ser tomadas com base em dados sólidos e confiáveis.
Para empresas maiores e mais complexas, o BPO Financeiro também é crucial. Com uma alta demanda de transações e uma quantidade significativa de burocracia, contar com parceiros especializados em questões financeiras e contábeis torna-se essencial para garantir a eficiência e a conformidade.
Quais problemas o BPO ajuda resolver?
Além de simplificar a contratação de serviços profissionais, o BPO oferece uma gama de benefícios para as organizações, especialmente aquelas que lidam com complexidade e requisitos elevados.
Empresas como a Ativo Advisory geralmente possuem tecnologias avançadas, como hardware e software especializados, além de profissionais especialistas dedicados a processos específicos que mantêm ou até mesmo melhoram os padrões de excelência.
Ao optar pela terceirização de processos de negócios, as empresas tendem a aumentar gradualmente a produtividade de seus funcionários e departamentos, o que resulta em uma melhoria na qualidade das atividades desempenhadas. Isso ocorre porque, ao concentrar esforços na melhoria da produtividade, na redução de custos e na geração de lucros, a empresa terceirizada assume a responsabilidade por outras áreas igualmente importantes.
Esse conjunto de ações, sem dúvida, aumenta a competitividade da empresa e melhora sua imagem no mercado.
Por exemplo, imagine uma empresa de tecnologia que terceiriza o suporte técnico ao cliente.
Ao fazê-lo, a empresa pode dedicar mais recursos ao desenvolvimento de novos produtos e à pesquisa e desenvolvimento, enquanto a empresa terceirizada cuida das necessidades de suporte dos clientes.
Isso resulta em uma melhor experiência do cliente, aumento da satisfação e, consequentemente, uma reputação mais forte no mercado.
Como funciona o BPO dentro de uma empresa?
As soluções de BPO podem ser implementadas de várias formas, sendo as mais comuns o Workflow e o Business Process Management (BPM) – o Workflow é utilizado para automatizar e otimizar processos, enquanto o BPM é empregado para monitorar e gerenciar esses processos.
Em ambos os casos, a ideia central do BPO é contar com profissionais externos, ou seja, especialistas do setor, que ficam encarregados de executar e coordenar as atividades e recursos necessários. Isso permite que a equipe interna se concentre nas atividades principais da empresa.
Um exemplo clássico de terceirização é a contratação de serviços de contabilidade, financeiro, fiscal e folha de pagamento.
Nesse caso, os funcionários responsáveis por essas tarefas são da empresa terceirizada, enquanto os funcionários da empresa contratante podem focar no que é estratégico ou na atividade principal do negócio.
Portanto, ao invés de construir uma equipe interna para lidar com essas tarefas, é mais vantajoso contratar uma empresa especializada que forneça profissionais qualificados para executá-las. Investir diretamente nas áreas certas pode resultar em lucros para a empresa no longo prazo.
Por outro lado, a empresa contratada também precisa se comprometer em desenvolver e entregar um modelo de atuação que atenda às necessidades da contratante. Assim, algumas prerrogativas do BPO incluem:
- Utilização de tecnologias para o desenvolvimento do trabalho;
- Treinamento e atualização constante dos profissionais;
- Garantia de alto nível de qualidade e segurança nos processos;
- Desenvolvimento de processos específicos para cada solução;
- Disponibilização de ativos e equipamentos que possam auxiliar as empresas.
Quais são as entregas de um BPO Financeiro?
O método de trabalho do BPO Financeiro é composto por diferentes etapas, cada uma contribuindo para agregar valor ao negócio do empreendedor. Vamos conhecer essas etapas e o que cada uma entrega:
Inicialização
Nesta fase inicial, o provedor de serviços mergulha na vida financeira e contábil da empresa. Eles estudam os processos existentes, examinam o histórico de transformação do negócio e identificam todas as tarefas administrativas necessárias.
O objetivo é entender o cenário atual e propor mudanças nos processos que atendam às necessidades e expectativas do empreendedor. Ferramentas, sistemas, métricas e relatórios gerenciais são definidos nesta etapa.
Por exemplo, ao começar a trabalhar com uma nova empresa, o provedor de serviços realiza uma análise detalhada das finanças, identifica áreas de melhoria e estabelece metas claras para o trabalho futuro.
Manutenção da operação
Esta etapa é o coração do BPO Financeiro, onde ocorre o dia a dia das operações financeiras. São executadas rotinas, atendendo às obrigações legais e gerando informações estratégicas para tomada de decisão.
Exemplos de atividades realizadas incluem controle de contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais, conciliação bancária e elaboração de demonstrações financeiras.
Se o provedor de serviços também é responsável pela contabilidade, atividades adicionais como emissão de notas fiscais, fechamento contábil e análise de otimização tributária são realizadas.
Por exemplo, uma empresa terceiriza seu departamento financeiro para que possa se concentrar em suas operações principais, enquanto o provedor de serviços cuida das tarefas financeiras diárias.
Suporte estratégico permanente
Nesta fase, o BPO Financeiro fornece suporte estratégico contínuo, gerando números atualizados em tempo real para embasar as decisões do empreendedor.
Isso inclui a emissão de demonstrações legais acompanhadas de relatórios gerenciais que fornecem insights sobre a saúde financeira da empresa e antecipam possíveis problemas ou oportunidades.
Por exemplo, o provedor de serviços pode identificar tendências preocupantes nos números financeiros de uma empresa e alertar prontamente os tomadores de decisão para que possam tomar medidas corretivas.
Que cuidados deve se ter com a terceirização BPO Financeiro?
Assim como em qualquer parceria profissional, é crucial adotar precauções legais para assegurar a segurança jurídica e obter a melhor experiência possível. Abaixo, apresentamos uma lista de cuidados a serem observados para garantir o êxito na operação de BPO Financeiro:
Segurança dos dados
Garantir a segurança dos dados da empresa por meio de um ambiente único e integrado.
Exemplo: Utilizar sistemas de criptografia para proteger informações financeiras sensíveis, assegurando que apenas pessoas autorizadas tenham acesso.
Comunicação clara e direta:
Estipular um processo de comunicação claro e direto, seguindo rituais específicos para cada tema.
Exemplo: Estabelecer reuniões regulares para discutir assuntos financeiros, evitando mal-entendidos e garantindo que todas as partes estejam alinhadas.
Transparência nas informações:
Ser transparente nas informações, evitando misturar temas não relacionados.
Exemplo: Separar claramente os relatórios financeiros das demais comunicações, facilitando a compreensão e análise das informações por parte do cliente.
Validação do fluxo financeiro:
Criar um processo de validação do fluxo financeiro em mais de um nível, garantindo a segurança dos valores em conta pessoa jurídica.
Exemplo: Implementar revisões regulares por diferentes níveis de autoridade para verificar a precisão e integridade das transações financeiras.
Como a Ativo Advisory pode ajudar no BPO financeiro da sua empresa?
A Ativo Advisory é uma empresa especializada em terceirização de processos de negócios e gestão de pessoas, com ampla experiência em diversos setores do mercado, incluindo serviços, indústria, comércio, marketplace, e-commerce e outros.
Contamos com equipes técnicas altamente qualificadas em diferentes áreas, permitindo-nos oferecer soluções profissionais de terceirização em toda a cadeia de valor dos processos relacionados ao BackOffice das empresas.
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